Wie geht man einen Nachhaltigkeitsbericht systematisch an?

Nachhaltigkeitsberichte sind mehr als Pflichtübungen – sie sind strategische Kommunikationsprojekte. Doch wie plant und erstellt man einen Nachhaltigkeitsbericht Schritt für Schritt? Dieser Leitfaden zeigt die typischen Phasen von der Kick-Off-Idee bis zum fertigen Bericht und gibt Tipps, wie man trotz ungewisser und neuer ESG-Vorgaben (CSRD, VSME & Co.) den Fokus auf strategische Kommunikation behält.

Bevor der Nachhaltigkeitsbericht begonnen wird, sollte ein Projektteam für das Projektmanagement definiert werden, das sich idealerweise aus Unternehmenskommunikation und Nachhaltigkeitsmanagement zusammensetzt. Definieren Sie klare Rollen: Wer fungiert als Projektleitung? Wer liefert Daten (z. B. CO₂-Zahlen, Personalkennzahlen)? Wer liefert Input, und wer prüft die angelieferten Daten und Fakten? Ein Projektteam stellt sicher, dass alle relevanten Daten und Perspektiven berücksichtigt werden.

Ein weiteres zentrales Thema vor dem Kick-Off ist die Wahl des Berichtsstandards und die Berichtsgrenze. Soll der Bericht freiwillig nach einem Rahmenwerk wie GRI oder DNK erfolgen, oder steht man bereits vor der CSR-Berichtspflicht? Gerade hier herrscht derzeit Unsicherheit: Die regulatorischen Vorgaben der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) sind in Bewegung – Stichworte wie „CSRD-light“ (eine mögliche abgespeckte Variante) und neue KMU-Standards (VSME – Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs) machen die Runde. Viele Unternehmen fragen sich, ob sie jetzt starten oder abwarten sollten.

Am Anfang jedes Nachhaltigkeitsberichts steht ein Kick-Off-Workshop, der vom Projektteam organisiert wird. In diesem Auftakttermin wird der Grundstein gelegt: Ziele, Verantwortlichkeiten und der Projektumfang werden gemeinsam geklärt. Idealerweise schafft das Top-Management früh Rückenwind, denn ein bereichsübergreifendes Vorhaben wie die Berichtserstellung benötigt Unterstützung aus der gesamten Organisation – und ausreichend Zeit. Mit einem offiziellen Startschuss idealerweise durch die Geschäftsführung (oft in Form eines Workshops und einer Rundmail) lassen sich Ressourcenfragen direkt adressieren.

Ein Nachhaltigkeitsbericht ist Teamarbeit – Fachleute aus verschiedenen Abteilungen (Umweltmanagement, HR, Compliance, Unternehmenskommunikation etc.) sollten an Bord sein. Im Rahmen des Kick-off-Workshops werden die wesentlichen Nachhaltigkeitsthemen für den Bericht und die Leuchtturmthemen aus den einzelnen Abteilungen herausgearbeitet. Idealerweise bereitet sich die zuständige Abteilung mit einer Präsentation oder einem kurzen Vorschlag darauf vor. Die Wesentlichkeitsanalyse, bei der interne und externe Einflussfaktoren bewertet werden, hat sich im Vorfeld bewährt, kann aber für eine einfache und freiwillige Berichterstattung auch entfallen. In diesem Schritt werden die zentralen Handlungsfelder identifiziert – von Klima- und Umweltauswirkungen über Mitarbeitendenbelange bis hin zur Lieferkette. Oft zeigen sich dabei bereits mögliche Leuchtturmprojekte, also besonders hervorzuhebende Initiativen oder Erfolge, die später im Bericht als Beispiele dienen können.

Stehen die Leuchtturmthemen, braucht es einen soliden Redaktions- und Zeitplan. Ein Nachhaltigkeitsbericht ist ein Projekt mit Deadline – häufig gekoppelt an Geschäftsbericht-Veröffentlichungen, Messen oder CSR-Berichtszyklen. Erstellen Sie daher früh einen Fahrplan: Welche Meilensteine gibt es bis zur Publikation? Typische Schritte im Zeitplan sind beispielsweise: Abschluss der Wesentlichkeitsanalyse, Inputabfrage in den Abteilungen bis Datum X, erster Textentwurf bis Datum Y, Feedbackschleifen, finale Abstimmung mit der Geschäftsführung, Layout-Fertigstellung, Lektorat und schließlich Druck/PDF-Erstellung oder Online-Stellung. Dieser Plan dient dem Team als Richtschnur und hilft, Engpässe zu vermeiden.

Dabei lohnt es sich, v.a. am Ende Pufferzeiten einzuplanen – insbesondere, wenn noch Unwägbarkeiten in den ESG-Vorgaben bestehen. Zum Beispiel könnte sich herausstellen, dass zusätzliche Kennzahlen benötigt werden oder externe Stakeholder eine bestimmte Darstellung erwarten. Ein abgestimmter Zeitplan mit genügend Spielraum fängt solche Überraschungen auf.

Ebenfalls zu entscheiden ist die Mehrsprachigkeit und Art der Veröffentlichung: Soll der Bericht zweisprachig (Deutsch/Englisch) erscheinen, um internationale Stakeholder zu erreichen? Dann muss Zeit für Übersetzungen einkalkuliert werden. Wird der Nachhaltigkeitsbericht möglicherweise den klassischen Geschäftsbericht ersetzen oder ergänzen? Einige Unternehmen integrieren ihren Nachhaltigkeitsbericht in den Geschäftsbericht oder veröffentlichen einen kombinierten Jahresbericht, um Finanz- und Nachhaltigkeitsthemen verknüpft darzustellen – in diesem Fall sollten sich Nachhaltigkeits-, Kommunikations- und Finanzabteilung eng abstimmen. Auch eine Online-Verlängerung sollte bedacht werden: Viele Stakeholdergruppen informieren sich bevorzugt digital, daher kann parallel zum PDF/Print eine Landingpage oder Blogbeitrag-Serie geplant werden, um Kernthemen des Berichts online zugänglich zu machen. Solche Entscheidungen fließen idealerweise früh in den Projektfahrplan ein.

Während Inhalte und Daten gesammelt werden, sollte parallel die Layoutentwicklung starten. Ein ansprechendes, zum Unternehmen passendes Design erhöht die Lesbarkeit und Wirkung des Nachhaltigkeitsberichts. Wichtig ist der Wiedererkennungswert: Der Bericht sollte sich nahtlos in die Corporate Identity einfügen, aber dennoch Nachhaltigkeitsmaßnahmen visuell unterstreichen. Das gelingt zum Beispiel durch thematisch abgestimmte Farbwelten, aussagekräftige Fotos von Mitarbeitenden-Initiativen oder Projekten und Icons oder Infografiken, die komplexe Themen und Daten veranschaulichen.

Die Gestaltung muss zudem visualisieren, was im Bericht hervorgehoben werden soll – etwa Fallstudien zu Leuchtturmprojekten in separaten Boxen, Kennzahlenübersichten als Grafiken, oder Zitate des Vorstands. Ein stimmiges Layout erhöht nicht nur die Freude am Lesen, sondern erleichtert auch das Erfassen der zentralen Nachhaltigkeits-Botschaften.

Ein Nachhaltigkeitsbericht entsteht nicht über Nacht – normalerweise vergehen mehrere Monate vom Kick-Off bis zur Veröffentlichung. Um in dieser Zeit Kurs zu halten, bewährt sich ein regelmäßiger Jour-Fixe (z. B. wöchentliche oder zweiwöchentliche Projektmeetings). In diesen Runden kommt das Projektteam zusammen, um den Fortschritt zu prüfen, offene Fragen zu klären und die Qualität der Beiträge sicherzustellen. Dadurch wird der Prozess ständig angepasst: Probleme oder Verzögerungen werden früh erkannt und können proaktiv gemanagt werden.

Im Jour-Fixe werden auch Zwischenergebnisse diskutiert. Beispielsweise kann das Team erste Textentwürfe gemeinsam durchsehen, um Konsistenz im Wording zu gewährleisten. Außerdem lassen sich neue Entwicklungen berücksichtigen – etwa Aktualisierungen bei ESG-Richtlinien, neue Projekte im Unternehmen, oder frische Daten, die den Bericht ergänzen. Kontinuierliche Abstimmung verhindert, dass am Ende Aspekte vergessen wurden oder verschiedene Inputs und Autor*innen widersprüchliche Aussagen treffen.

Qualitätssicherung bedeutet in diesem Zusammenhang auch, auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben zu achten. Nachhaltigkeitsdaten sollten belastbar und korrekt sein. Manche Unternehmen führen am Ende ein internes Audit des Berichts durch oder lassen kritische Kolleg*innen gegenlesen, um mögliche Greenwashing-Fallstricke aufzudecken. Diese Qualitätsschleifen, eingebettet in regelmäßige Meetings, sorgen dafür, dass am Ende ein glaubwürdiger Bericht entsteht, der dem Realitätscheck standhält.