Vertrauensverlust durch Compliance-Verstoß? Wie gute Kommunikation Ihre Reputation schützt

Ein Compliance-Verstoß kann viele Gesichter haben: So bereichert sich ein Gesellschafter, in dem er private und geschäftliche Ausgaben vermischt, der Zulieferer verstößt massiv gegen ethische Regeln, der leitende Angestellte wird übergriffig, der Stifter wirtschaftet an der Stiftung vorbei, der Einkäufer lässt sich bestechen, persönliche Daten finden sich offen im Intranet. Diese Liste lässt sich leicht fortführen.

Dies kann zunächst erhebliche finanzielle und juristische Konsequenzen haben. So kann ein Unternehmen für Datenschutzverletzungen gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes belegt werden. Bei Korruptionsdelikten drohen neben Geldstrafen auch der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen sowie strafrechtliche Verfolgung verantwortlicher Führungskräfte. Und nicht zuletzt können Schadenersatzforderungen von geschädigten Geschäftspartnern oder Sammelklagen der Kundschaft zu einer hohen Belastung führen.

Kaum zu beziffern ist der nachhaltige Vertrauens- und Reputationsverlust bei Geschäftspartnern und Kunden. Reputationsschäden führen nicht selten zu einem Verlust von Geschäftsbeziehungen, sinkendem Aktienkurs oder dem Rückzug wichtiger Investoren. Gerade in einer zunehmend transparenten und vernetzten Geschäftswelt verbreiten sich negative Informationen rasend schnell. Kontrolliertes, zielgerichtetes Kommunizieren wird damit zur unternehmerischen Pflicht.

Zunächst sind schon gesetzliche Vorgaben einzuhalten, die Unternehmen zur Meldung bestimmter Vorfälle verpflichten – beispielsweise die DSGVO, das Hinweisgeberschutzgesetz (Whistleblower-Richtlinie), das Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) zu Verstößen etwa gegen das Wettbewerbs- oder Kartellrecht, das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz – GwG) oder die Gesetze zu Insiderhandel und Marktmanipulation bei Aktiengeschäften.

Solche Vorgaben sorgen dafür, dass schwerwiegende Verstöße nicht unter den Teppich gekehrt werden, sondern transparent gemacht und behördlich überprüft werden können. Die richtige Kommunikation umfasst daher auch die Einhaltung gesetzlicher Meldewege und Fristen, sowohl gegenüber Behörden als auch gegenüber Betroffenen. Eine unterlassene oder fehlerhafte Information kann zu empfindlichen Strafen führen und das Unternehmen vor größere Herausforderungen stellen als der ursprüngliche Verstoß.

Einer der zentralen Gründe für eine offene Kommunikation liegt im Aufbau und Erhalt von Vertrauen. Unternehmen, die mit Compliance-Verstößen offen umgehen, signalisieren Verantwortung und die Bereitschaft, aus Fehlern zu lernen. Dies schafft eine Kultur der Offenheit und Ehrlichkeit. Wenn Mitarbeitende, Geschäftspartner oder Kunden das Gefühl haben, dass Probleme vertuscht werden, entsteht schnell Misstrauen, das die Unternehmenskultur fundamental beschädigen kann. Transparenz signalisiert, dass das Unternehmen sich seiner Verantwortung stellt und aktiv an Verbesserungen arbeitet.

Eine erfolgreiche Kommunikation bei Compliance-Verstößen ist nie spontan, sondern folgt klaren Grundsätzen und Prozessen. Idealerweise sind Krisen- und Kommunikationspläne Bestandteil eines funktionierenden Compliance-Management-Systems. Dazu zählen die Festlegung von Kommunikationswegen, Zuständigkeiten, Sprachregelungen und Eskalationsstufen. Eine klare Strategie schützt vor Aktionismus und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen sorgfältig und adressatengerecht vermittelt werden.

Fehler können nicht immer verhindert werden, doch wie ein Unternehmen damit umgeht, hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie es wahrgenommen und bewertet wird. Durch eine proaktive Kommunikation können Unternehmen Gerüchten, Spekulationen oder Falschinformationen vorbeugen. Indem Informationen klar, zeitnah und vollständig vermittelt werden, behalten Organisationen die Kontrolle über die Deutungshoheit. Dies hilft, Eskalationen zu vermeiden und das Risiko juristischer oder medialer Schäden deutlich zu reduzieren. Generell berücksichtigt die richtige Kommunikation die jeweilige Interessenlage, erläutert die Hintergründe des Vorfalls, informiert über getroffene Maßnahmen und schafft so Verständnis für die (nötigen) Maßnahmen des Unternehmens.

Je nach Art und Ausmaß des Vorfalls ist eine Information externer Anspruchsgruppen unerlässlich. Dazu zählen

• Aufsichtsbehörden und Regulierungsstellen – auch durch Meldepflichten gegenüber Behörden wie BaFin, Datenschutzbeauftragten oder Umweltbehörden,
• Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden – wenn der Verstoß Auswirkungen auf bestehende Geschäftsbeziehungen oder die Sicherheit von Produkten und Dienstleistungen hat,
• Aktionäre und Investoren – die sehr empfindlich auf Verstöße reagieren und auf deren Verschleierung noch empfindlicher,
• Versicherungen – um nicht noch den Versicherungsschutz zu verlieren und last but not least
• Öffentlichkeit und Medien – um Gerüchte zu vermeiden und die Deutungshoheit zu behalten.

Oft wird bei Compliance-Verstößen die externe Kommunikation in den Fokus gerückt, doch ebenso wichtig ist der Dialog mit dem eigenen Team. Eine offene, wertschätzende Kommunikation hilft, Unsicherheiten zu nehmen und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. Sie fördert die Bereitschaft, über Fehler zu sprechen, und unterstützt so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Zudem hilft sie, die Reputation des Unternehmens gegenüber potenziellen neuen Kolleginnen und Kollegen zu schützen – wer eine offene Fehlerkultur pflegt, wirkt attraktiv auf qualifizierte Fachkräfte.

Die internen Zielgruppen sind

• Mitarbeitende – häufig direkt betroffen von den Auswirkungen,
• Führungskräfte und Management – benötigen umfassende Informationen, um notwendige Maßnahmen zu ergreifen, die Kommunikation zu steuern und als Vorbild in der Reaktion auf den Vorfall zu agieren,
• Betriebsrat oder Personalvertretung – wichtiger Sparringspartner bei personellen Themen,
• Compliance- und Rechtsabteilung – maßgeblich zuständig für die Aufklärung, Einhaltung gesetzlicher Meldewege und für die Entwicklung von Präventionsmaßnahmen,
• Aufsichtsrat oder Beirat – häufig zuständig für die Überwachung der Geschäftsführung, insbesondere bei schwerwiegenden Verstößen.

Der richtige Zeitpunkt für die Information über Compliance-Verstöße hängt vom Einzelfall ab. Grundsätzlich empfiehlt es sich, intern so früh wie möglich zu kommunizieren – idealerweise bereits dann, wenn ein Verdacht besteht und erste Fakten geprüft werden. Besonders Schlüsselpersonen oder -gruppen wie Führungskräfte, betroffene Fachbereiche und Mitarbeitende mit Kundenkontakt sollten früh eingebunden werden, um Unsicherheiten vorzubeugen und gezielt reagieren zu können.

Die externe Kommunikation sollte erfolgen, sobald die wichtigsten Sachverhalte geklärt und erste Maßnahmen eingeleitet wurden. Einerseits verlangt das Gesetz in bestimmten Fällen eine unverzügliche Meldung an Behörden oder betroffene Parteien. Andererseits gilt es, externe Stakeholder erst dann zu informieren, wenn belastbare Informationen vorliegen und eine konsistente Botschaft vermittelt werden kann. Auch hierbei ist die Reihenfolge wichtig: Schlüsselkunden und besonders betroffene externe Partner sollten individuell und vorab angesprochen werden, bevor eine breite Kommunikation über die Medien erfolgt. Entscheidend ist dabei stets, die Balance zwischen Transparenz, rechtlichen Vorgaben und dem Schutz der Unternehmensinteressen zu wahren.

Nicht nur die Informationen zum Vorfall selbst, sondern auch die Bereitschaft zu Selbstkritik und Veränderung sind für die Glaubwürdigkeit entscheidend. Unternehmen, die offen zu Fehlern stehen, Ursachen analysieren und konsequent Maßnahmen zur Prävention ergreifen, werden als integer wahrgenommen. Die Kommunikation sollte daher auch immer aufzeigen, welche Lehren aus dem Vorfall gezogen und wie Verbesserungen implementiert werden.

Eine offene, ergebnisorientierte Kommunikation im Compliance-Fall wirkt weit über den einzelnen Vorfall hinaus. Sie stärkt die Resilienz der Organisation gegenüber Krisen, fördert Innovation und Lernbereitschaft und sorgt dafür, dass das Unternehmen auch in schwierigen Zeiten als verlässlicher Partner wahrgenommen wird.

Die richtige Kommunikation im Fall eines Compliance-Verstoßes ist keine lästige Pflicht, sondern eine Investition in die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Sie schützt nicht nur vor rechtlichen und finanziellen Risiken, sondern ist auch Grundvoraussetzung für Vertrauen, Glaubwürdigkeit und nachhaltigen Erfolg. In einer Zeit, in der Informationen immer schneller verfügbar sind und Transparenz von allen Seiten eingefordert wird, entscheidet die Art und Weise der Kommunikation über die Reputation eines Unternehmens. Wer sich dieser Verantwortung stellt, profitiert langfristig von einer stabilen Unternehmenskultur und starken Beziehungen zu allen Stakeholdern.