Ein Blogbeitrag zum Blog oder wie man Kollegen liebevoll auf die Füße tritt

Ich habe hier bei Engel & Zimmermann unter anderem die Aufgabe, unsere Blogeinträge, die Sie also gerade lesen, von unseren Kollegen einzusammeln und auf die Homepage zu stellen. Ich mag diese Aufgabe im Grunde sehr, denn ich finde es toll, welch vielfältigen Themen hier zu Tage kommen, wie kreativ meine Kollegen sind und wie überraschend spannend und witzig die Beiträge oft geschrieben sind. Aber natürlich hat man auch einen recht undankbaren Part: Auch wenn die Kollegen im Großen und Ganzen viel Freude an der Schreibkunst haben und den E&Z-Blog als Firmenprojekt gutheißen und schätzen, so ist die Branche nun mal zeitweise recht stressig: Ist ein Kollege gerade mit einem Krisenfall beschäftigt, ist meine Erinnerung an seinen fälligen Blogbeitrag natürlich auch mal mit genervten Augenrollen verbunden und das Thema landet in der Prio-Liste ganz unten. Natürlich finde ich meine Aufgabe auch wichtig, denn unser Blog ist bei vielen unserer Kunden sehr beliebt. Und so schreibe ich natürlich fleißig – mehr oder weniger regelmäßig – Erinnerungen an die Kollegen, bis dann irgendwann der Punkt erreicht ist, an dem ich mir schon auch Gedanken mache: Wie unbeliebt mache ich mich gerade als Kollegin mit dem erhobenen Zeigefinger?

Das führt dazu, dass ich mir so eine gewisse Taktik angewöhnt habe, um die stetigen Erinnerungsnachrichten in einem möglichst sanften Ton zu verpacken. Das kann dann folgendermaßen aussehen:

 1.Reminder – Zwei Wochen vor dem Abgabetermin des Kollegen:

„Lieber XY, schon mal ein kleiner Reminder: du stehst demnächst mal wieder auf der Liste für die Blogbeiträge. 😊 Liebe Grüße“

Ganz wichtig: das Smiley! Selten bin ich bei geschriebener Kommunikation so froh darüber, dass Smileys verwendet werden können um zu betonen, dass man niemandem etwas Böses will.

 2.Reminder – ca. zum Abgabetermin:

„Lieber XY, dein Abgabetermin wäre ja am … Ich wollte mal hören, wie es damit aussieht? 😊 Liebe Grüße“

Immer noch wichtig: das Smiley. Auch sehr hilfreich: Konjunktive! Man will ja nicht zu viel Druck machen.

Im Idealfall bekommt man von einem besonders gestressten Kollegen einmal die Info, dass „es gerade brennt“. In dem Fall macht man natürlich auch mal eine Ausnahme und notiert sich entsprechend erst wieder etwas später beim betroffenen Kollegen nachzufragen. Frei nach dem Motto: Ein bisschen Empathie schadet nie.

 3.Reminder – zwei Wochen nach Abgabetermin:

„Lieber XY, ich wollte nochmal an den Blogbeitrag erinnern. Der steht hier noch als offen in der Liste. 😊 Liebe Grüße“

Oft spreche ich die Kollegen auch persönlich an, wenn man sich zufällig über den Weg läuft. Mit Ausnahme des oft sichtbar schlechten Gewissens macht es in diesem Fall aber meist keinen großen Unterschied, ob ich hier schriftlich oder persönlich nachfrage.

Weitere Reminder – das nächste Level:

Meistens schreibe ich jetzt keine persönlich Mails mehr, sondern beginne nun mit kleinen und ebenso regelmäßigen Rundumschlägen, bei denen ich einfach alle Kollegen anschreibe, die betroffen sind und liste Namen und Abgabedatum auf.

Auch hier versuche ich es mit kleinen Formulierungen, bei denen ich hoffe, dass ein gewisser Charme die Schärfe nimmt:

„Vielleicht habt ihr jetzt in der Urlaubszeit etwas mehr Luft…“

„Mein persönlicher Weihnachtswunsch wäre…“

Und um das Ganze weiterhin locker zu verpacken, binde ich in den generellen Reminder dann auch schon mal kleine Comics zum Thema Schreibblockade oder ähnlichem ein.

Auch diese Prozedur wird mehrfach wiederholt. Natürlich rieseln zwischendurch dann auch einige Beiträge rein. Besonders erfreulich sind dann die Beiträge, die außer der Reihe reinkommen oder auch mal überpünktlich. Auch Kollegen, die schon seit Wochen ein schlechtes Gewissen plagt, sind mir dann immer noch lieber als die, die mich einfach durch eiserne, wochenlange Nichtbeachtung strafen.

 Die letzte Eskalationsstufe:

Wenn alles nicht hilft und einfach zu viele Beiträge offen sind, bleibt mir als letzte Stufe nur noch der Chef. Das fällt mir immer besonders schwer, weil das einen mir ungeliebten Beigeschmack hat: Schon zu grauen Schulzeiten war eine Petze unbeliebt. Aber es gehört nun mal zu meinen Aufgaben, also wandert die Liste der schwarzen Schafe dann einmal weiter mit der Bitte: „Könnten Sie das vielleicht mal wieder im Jour fixe ansprechen?“ Das Machtwort zum Schluss quasi. Aber auch ein Chef ist nicht allmächtig…